Was sind die formellen Voraussetzungen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung? Was darf beschlossen werden?

Fragen zur außerordentlichen Eigentümerversammlung? Wir beraten Sie gerne!

Eine Eigentümergemeinschaft hat nicht nur die Möglichkeit im Zuge der ordentlichen Eigentümerversammlung über die Art und Weise ihres gemeinschaftlichen Eigentums zu entscheiden, sondern auch bei entsprechender Dringlichkeit eine außerordentliche Versammlung einzuberufen. Dabei stellt sich vor allem die Frage, wie schnell und durch wen eine derartige außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen und durchgesetzt werden kann. 

1. Einberufung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung?

Grundsätzlich müssen mehr als 25% aller Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung wünschen, wobei hier nach dem „Kopfprinzip“ und nicht nach dem sogenannten „Wertprinzip“ die erforderlichen 25% berechnet werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, sofern also nur 25% oder weniger Eigentümer eine außerordentliche Versammlung wünschen, wäre grundsätzlich die erforderliche Anzahl an Eigentümern für eine wirksame Einberufung nicht vorhanden.

2. Frist und Form?

Die Ladung zur außerordentlichen Versammlung hat wie bei der ordentlichen Eigentümerversammlung ebenfalls schriftlich an alle Eigentümer zu erfolgen.

Dabei ist insbesondere an die genauen Personalien der einzelnen Eigentümer zu denken. Name und Anschrift müssen entsprechend richtig in der Ladung benannt sein. Hierbei müssen die Einladungen an sämtliche Personen entsprechend gestellt werden, die zum Zeitpunkt der Eigentümerversammlung im Grundbuch eingetragen sind.

Ferner müssen auch natürlich Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung aufgeführt werden.

Dabei muss die Ladung in entsprechender Textform verfasst werden. Es bedarf zwar in der Ladung nicht der Formulierung des konkreten Beschlusses zum entsprechenden Tagesordnungspunkt, jedoch muss der Ladung durch die transparente Offenlegung von sämtlichen Informationen zur geplanten Beschlussfassung beigefügt sein.

Die Frist zur Ladung beträgt grundsätzlich eine Woche vor entsprechendem Versammlungstermin. Jedoch kann auch bei entsprechender Dringlichkeit hiervon abgewichen werden und die Frist auch auf wenige Tage verkürzt werden. Hierbei ist auf § 24 Abs. 4 S. 2 WEG hinzuweisen.

3. Wer darf die Eigentümerversammlung einberufen?

Grundsätzlich hat der Verwalter der WEG die außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen.

Sofern jedoch der Verwalter die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung verweigert, kann auch der Verwaltungsbeirat oder dessen Vertreter die Eigentümerversammlung einberufen. Denn nicht selten ist gerade Hintergrund der außerordentlichen Eigentümerversammlung das pflichtwidrige Verhalten eines Hausverwalters der sodann im Zuge der außerordentlichen Eigentümerversammlung abberufen werden soll.

In solchen Fällen ist leider der Regelfall, dass bei einem derartigen Beschluss zur Abberufung des Hausverwalters dieser im Vorfeld natürlich die entsprechende Versammlung zu seiner eigenen Abberufung verweigert.

In diesem Fällen kann sodann auch der Verwaltungsbeirat oder ein einzelner Eigentümer die außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen.

4. Wer hat den Vorsitz in der Versammlung?

Die Versammlungsleitung braucht nicht vom entsprechenden Hausverwalter durchgeführt werden, sondern kann entweder vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreter oder jedem anderen Eigentümer ebenfalls wahrgenommen werden.

Ebenfalls wie bei einer ordentlichen Eigentümerversammlung ist die Versammlung immer dann beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile an der Versammlung teilnehmen bzw. durch entsprechende Vorlage an Vollmachten vertreten sind (vgl. § 25 Abs. 3 WEG).

Sofern durch einen „weniger rechtskundigen“ Eigentümer die Versammlung geführt wird, sollte dieser darauf achten, dass zumindest die Beschlussfähigkeit festgestellt wird, die einzelnen Eigentümer, die an der Versammlung teilgenommen haben namentlich genannt werden und selbstverständlich der entsprechende Beschluss mit Abstimmungsergebnis in einer Niederschrift bzw. einem Versammlungsprotokoll aufgenommen wird.

Dieses Protokoll ist ebenfalls in die entsprechende Beschlusssammlung der Eigentümergemeinschaft im Nachgang durch den Versammlungsleiter zu bringen.

Auch hat der Versammlungsleiter dafür Sorge zu tragen, dass das Protokoll allen Eigentümern zeitnah zugestellt wird. Dabei sollte ebenfalls nicht vergessen werden, dass entsprechende Protokoll vom Versammlungsleiter und vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates bzw. dessen Stellvertreter unterschreiben zu lassen.

Fazit: Auf die formellen Voraussetzungen für eine außerordentliche Eigentümerversammlung sollte unbedingt geachtet werden, da jeder Verstoß ansonsten schnell zu einer Beschlussanfechtung und damit zu unwirksamen Beschlüssen führen kann. Insofern freuen wir uns mit unseren Fachanwälten im Wohnungseigentumsrecht von Ihnen zu hören, sollten Sie Fragen zu diesem komplexen Themenbereich haben.

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