01. Mai 2026
AllgemeinViele Wohnungseigentümergemeinschaften stehen vor der Frage, ob sie ihre Versammlungen selbst organisieren können – insbesondere bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ohne Verwalter. Die Antwort ist rechtlich möglich, erfordert aber genaue Kenntnisse der gesetzlichen Vorgaben.
Wir bei KGK Rechtsanwälte sehen regelmäßig, dass Eigentümer die Risiken unterschätzen, die mit einer eigenständigen Durchführung verbunden sind. Haftungsfragen, formale Anforderungen und Konfliktpotenziale entstehen schnell, wenn die rechtlichen Grundlagen nicht beachtet werden.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche praktischen Herausforderungen auf Sie zukommen.
Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) regelt klar, dass Eigentümergemeinschaften ihre Angelegenheiten selbst verwalten dürfen. Gemäß § 18 Abs. 1 WEG ist ein externer Verwalter nicht zwingend erforderlich – die Eigentümer können die Verwaltung eigenständig übernehmen. Das bedeutet konkret: Sie organisieren und führen Ihre Eigentümerversammlung selbst durch, ohne dass dafür ein bestellter Verwalter notwendig ist. Allerdings gilt hier ein entscheidender Grundsatz: Selbstverwaltung ist nur dann rechtssicher, wenn Sie die formalen Anforderungen exakt einhalten.
§ 24 WEG schreibt vor, dass Sie die Einladung in Textform versenden müssen – eine E-Mail genügt vollkommen, Schriftform mit Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Ladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen vor dem Termin. Sie müssen eine Tagesordnung beifügen und den Versammlungsort angeben, der idealerweise in der Nähe der Liegenschaft liegt. Besonders wichtig: Jeder im Grundbuch eingetragene Eigentümer wird eingeladen, auch wenn sein Stimmrecht eingeschränkt ist.
Ein Fehler bei der Einladung – etwa eine zu kurze Frist oder eine unvollständige Tagesordnung – führt dazu, dass später gefasste Beschlüsse anfechtbar werden. Dann müssen Sie möglicherweise die gesamte Versammlung wiederholen und alle Entscheidungen neu treffen.
Wenn kein Verwalter vorhanden ist, muss jemand die Versammlung einberufen und leiten. Das kann ein Eigentümer sein, der von den anderen bevollmächtigt wird, oder der Vorsitzende eines Verwaltungsbeirats, falls dieser existiert. Ein aktuelles Urteil des Amtsgerichts Nürnberg aus November 2024 zeigt: Wenn die Gemeinschaft handlungsunfähig ist, kann sich ein einzelner Eigentümer sogar gerichtlich zur Einberufung ermächtigen lassen. Das ist ein wichtiger Ausweg, wenn sich Eigentümer blockieren. Für die Leitung selbst benötigen Sie Grundkenntnisse über Abstimmungsregeln. Die einfache Mehrheit gilt für Standard-Beschlüsse – Enthaltungen zählen nicht mit. Für bestimmte Maßnahmen wie bauliche Veränderungen oder die Erhöhung der Instandhaltungsrücklage können höhere Mehrheiten erforderlich sein (etwa zwei Drittel). Das muss in Ihrer Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung festgehalten sein. Wenn diese Unterlagen nicht vorhanden sind, besteht bereits ein erhebliches Risiko für Ihre Gemeinschaft.
Das Protokoll ist nicht optional – es ist gesetzlich verpflichtend. Nach § 24 Abs. 6 WEG dokumentieren Sie die Versammlung unverzüglich schriftlich. Das Protokoll wird vom Versammlungsleiter und von einem Eigentümer als Zeuge unterschrieben. Darin gehören alle Beschlüsse, die Abstimmungsergebnisse und die Teilnehmer. Zusätzlich führen Sie eine Beschlusssammlung, in der alle Beschlüsse chronologisch gesammelt werden. Ohne diese Dokumentation können Beschlüsse später angefochten werden – und Sie haften persönlich, wenn Fehler entstehen. Das ist der kritischste Punkt der Selbstverwaltung: Wer die Versammlung leitet und die Dokumentation durchführt, trägt Verantwortung. Haftungsrisiken entstehen schnell, wenn Beschlüsse nicht ordnungsgemäß dokumentiert sind oder wenn formale Fehler vorliegen. Bei der ersten eigenständigen Versammlung empfiehlt sich fachliche Unterstützung – sei es durch einen Rechtsanwalt oder durch spezialisierte Verwaltungsunternehmen, die auch einzelne Aufgaben wie die Protokollführung übernehmen können.
Die eigenständige Durchführung einer Eigentümerversammlung ist machbar, aber Sie müssen jeden Schritt exakt nach Gesetz gestalten. Beginnen Sie mit der Vorbereitung mindestens vier bis sechs Wochen vor dem geplanten Termin – das gibt Ihnen Puffer für unvorhergesehene Probleme und den Eigentümern ausreichend Zeit zur Planung.
Versenden Sie die Einladung spätestens drei Wochen vor dem Termin in Textform (E-Mail ist völlig ausreichend) und nennen Sie präzise den Versammlungsort, die Uhrzeit und die komplette Tagesordnung. Formulieren Sie die Tagesordnungspunkte konkret: Statt vager Formulierungen wie „Instandhaltung“ schreiben Sie beispielsweise „Beschluss über die Erneuerung des Daches – Kostenschätzung liegt vor, Höhe: ca. 80.000 Euro“. Je teurer oder komplizierter eine Maßnahme, desto detaillierter muss die Beschreibung sein. Laden Sie alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer ein, auch wenn einzelne ein eingeschränktes Stimmrecht haben. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass eine zu kurze Frist oder eine unvollständige Tagesordnung später unkritisch ist – das ist falsch. Beschlüsse werden dann anfechtbar und müssen möglicherweise wiederholt werden. Wählen Sie einen Versammlungsort in unmittelbarer Nähe der Liegenschaft und nicht an öffentlich zugänglichen Orten wie Restaurants ohne Separee. Das schützt die Privatsphäre und die Konzentration auf die Inhalte.
Bei der Versammlungsleitung benötigen Sie klare Regeln für Abstimmungen und ein striktes Protokollverfahren. Bestimmen Sie zu Anfang einen Vorsitzenden und einen Protokollführer – idealerweise sind das zwei verschiedene Personen, um Interessenskonflikte zu vermeiden. Der Vorsitzende erklärt vor jeder Abstimmung deutlich, was zur Wahl steht und welche Mehrheit erforderlich ist.
Die einfache Mehrheit reicht für Standard-Beschlüsse wie die Billigung der Jahresabrechnung oder die Festsetzung des Hausgeldes. Für bauliche Veränderungen, die Erhöhung der Instandhaltungsrücklage oder die Wahl des Verwalters schreiben Ihre Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung oft eine Zweidrittel-Mehrheit vor – überprüfen Sie diese Unterlagen vorher oder Sie riskieren ungültige Beschlüsse. Enthaltungen zählen nicht mit: Nur Ja- und Nein-Stimmen werden addiert. Das ist ein häufiger Fehler, der zu Anfechtungen führt.
Das Protokoll ist kein optionales Dokument, sondern gesetzlich verpflichtend. Der Vorsitzende und ein Eigentümer als Zeuge unterschreiben das Protokoll unverzüglich nach der Versammlung. Darin dokumentieren Sie alle abgegebenen Stimmen, die Namen der Teilnehmer, die Vertreter mit Vollmacht und jede gefasste Entscheidung mit Abstimmungsergebnis. Anschließend führen Sie eine chronologische Beschlusssammlung, in der alle Beschlüsse gesammelt sind. Ohne diese Dokumentation können Eigentümer Beschlüsse anfechten – und Sie persönlich haften für Fehler. Wer die Versammlung leitet und das Protokoll anfertigt, trägt rechtliche Verantwortung. Die erste eigenständige Versammlung ist der kritischste Moment. Wenn Sie unsicher sind, empfiehlt sich professionelle Unterstützung durch einen auf Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwalt, der die Versammlung begleitet oder zumindest Ihr Protokoll vor Unterzeichnung prüft. Das kostet deutlich weniger, als später fehlerhafte Beschlüsse zu korrigieren und möglicherweise erneut verhandeln zu müssen.
Die eigenständige Durchführung einer Eigentümerversammlung ist rechtlich zulässig, bringt aber erhebliche persönliche Haftungsrisiken mit sich. Wer die Versammlung leitet und das Protokoll unterzeichnet, trägt Verantwortung für jeden formalen Fehler. Das ist nicht theoretisch – es hat konkrete Konsequenzen. Beschlüsse, die fehlerhaft dokumentiert sind oder bei denen die Einladungsfrist nicht eingehalten wurde, können von Eigentümern angefochten werden. Das führt dazu, dass die gesamte Versammlung wiederholt werden muss und bereits gefasste Entscheidungen ihre Gültigkeit verlieren.
Noch kritischer ist die persönliche Haftung: Wenn Sie als Versammlungsleiter bei der Protokollführung Fehler machen oder wichtige Informationen nicht dokumentieren, können Eigentümer Schadensersatz fordern. Das betrifft nicht die Gemeinschaft, sondern Sie persönlich. Ein konkretes Beispiel zeigt die Risiken deutlich: Sie dokumentieren nicht, dass ein Eigentümer mit Stimmrecht nicht eingeladen wurde. Ein anderer Eigentümer klagt, der Beschluss wird aufgehoben, und die Gemeinschaft muss eine neue Versammlung einberufen und möglicherweise teure Sanierungsmaßnahmen verschieben. Die Kosten für die Wiederholung und den Rechtsstreit können Sie zur Kasse bitten. Deshalb ist die erste eigenständige Versammlung der kritischste Moment. Wer unsicher ist, sollte einen auf Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwalt hinzuziehen – nicht für die gesamte Versammlung, sondern gezielt für die Prüfung des Protokolls vor Unterzeichnung. Das kostet deutlich weniger als später Fehler zu korrigieren.
Der organisatorische Aufwand wird häufig unterschätzt. Selbstverwaltung bedeutet, dass Sie alle Aufgaben übernehmen, die normalerweise ein Verwalter erledigt. Das beginnt vier bis sechs Wochen vor der Versammlung mit der Vorbereitung: Sie erstellen die Tagesordnung, stellen alle Unterlagen wie Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan zusammen, formulieren die Einladung und verschicken sie an alle Eigentümer. Während der Versammlung selbst leiten Sie die Diskussionen, moderieren Abstimmungen und dokumentieren alles parallel mit.
Nach der Versammlung schreiben Sie unverzüglich das Protokoll, lassen es unterzeichnen und fügen es in die Beschlusssammlung ein.
Für eine durchschnittliche Eigentümerversammlung mit zehn bis fünfzehn Wohnungen benötigt ein unerfahrener Leiter mindestens 15 bis 20 Stunden für alle Schritte. Bei größeren Gemeinschaften oder komplexeren Themen wie Sanierungen steigt der Aufwand erheblich. Hinzu kommt: Sie machen das nebenbei, während Sie beruflich und privat gebunden sind. Das führt zu Druck und erhöht das Fehlerrisiko. Viele Gemeinschaften unterschätzen diesen Punkt und landen dann bei fehlerhaften Dokumentationen oder verpassten Fristen. Ein weiteres praktisches Problem ist die Koordination mit Dienstleistern. Wenn Sie die Versammlung leiten, müssen Sie auch Handwerkerangebote einholen, Verträge verwalten und Reparaturen koordinieren – alles ohne die Unterstützung eines professionellen Verwalters, der diese Aufgaben routinemäßig bewältigt.
Konflikte entstehen schnell, wenn Eigentümer unterschiedliche Interessen verfolgen. In einer verwalteten Gemeinschaft puffert der Verwalter viele dieser Spannungen ab, indem er neutral bleibt und Entscheidungen sachlich umsetzt. Bei der Selbstverwaltung sitzt einer der Eigentümer im Vorsitz – und das schafft sofort Vertrauensprobleme. Andere Eigentümer fragen sich, ob dieser Vorsitzende seine eigenen Interessen bevorzugt. Ein konkretes Szenario verdeutlicht dies: Der Vorsitzende ist Eigentümer einer Erdgeschosswohnung und schlägt vor, die Haustür zu erneuern. Mehrere Eigentümer sehen darin einen persönlichen Vorteil für den Vorsitzenden und widersetzen sich. Plötzlich wird aus einer technischen Entscheidung ein persönlicher Konflikt. Bei einer professionellen Verwaltung würde ein neutraler Dritter die Notwendigkeit der Reparatur beurteilen – und die Entscheidung wäre sachlicher.
Ein weiteres Konfliktpotenzial liegt in der Beschlussfassung selbst. Wenn Eigentümer merken, dass der Vorsitzende bei der Abstimmung nicht neutral moderiert oder Ergebnisse falsch dokumentiert, entsteht Misstrauen. Das führt zu Anfechtungsklagen und gegenseitigen Vorwürfen. Besonders bei Themen wie der Erhöhung des Hausgeldes oder der Instandhaltungsrücklage wird es emotional. Manche Eigentümer sehen darin eine ungerechtfertigte finanzielle Belastung und verdächtigen den Vorsitzenden, schlecht zu wirtschaften. Ohne professionelle Distanz eskalieren solche Diskussionen schnell. Die Realität zeigt sich auch darin, dass Gerichte in verwalterlosen Gemeinschaften vermehrt eingreifen müssen – etwa wenn einzelne Eigentümer sich gerichtlich zur Einberufung ermächtigen lassen müssen, weil die Gemeinschaft handlungsunfähig geworden ist.
Die eigenständige Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ohne Verwalter ist rechtlich möglich, doch die Praxis zeigt, dass Gemeinschaften die Komplexität regelmäßig unterschätzen. Wir bei KGK Rechtsanwälte erleben häufig, dass Eigentümer zunächst alles selbst versuchen, dabei formale Fehler machen und erst dann rechtliche Hilfe suchen, wenn Beschlüsse angefochten werden. Das ist teuer und zeitaufwendig – besser ist es, von Anfang an die richtigen Schritte zu gehen. Das bedeutet nicht zwingend, dass Sie einen Verwalter bestellen müssen, sondern dass Sie sich bei kritischen Punkten fachliche Unterstützung holen.
Drei konkrete Situationen machen professionelle Beratung unverzichtbar: Erstens, wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Einladung und Tagesordnung den gesetzlichen Anforderungen genügen – ein Rechtsanwalt prüft das in wenigen Minuten. Zweitens, wenn Sie das Protokoll vor Unterzeichnung überprüfen lassen möchten, denn hier werden Fehler festgehalten, die später nicht mehr zu korrigieren sind. Drittens, wenn Konflikte entstehen oder Eigentümer Beschlüsse anfechten wollen – dann brauchen Sie jemanden, der Ihre Gemeinschaft rechtssicher vertritt. Die Kosten für solche Beratung sind deutlich geringer als die Kosten für fehlerhafte Versammlungen, die wiederholt werden müssen, oder für Rechtsstreitigkeiten, die sich über Monate hinziehen.
Wir bei KGK Rechtsanwälte unterstützen Gemeinschaften bei der rechtssicheren Gestaltung ihrer Versammlungen und klären Haftungsfragen sowie Dokumentationspflichten. Kontaktieren Sie uns unter +49 221 801 10 30-0 oder besuchen Sie unsere Kanzlei in Köln-Rodenkirchen, um Ihre spezifische Situation zu besprechen und rechtliche Risiken zu minimieren.
