Muss ein Protokoll erstellt werden und was ist zu beachten? Diesbezügliche Fehler haben weitreichende Folgen…

Fehlerhaftes Protokoll der Eigentümergemeinschaft? Wir beraten gerne über Rechtsfolgen

Das Protokoll der Eigentümerversammlung

Wohnungseigentümergemeinschaften regeln alle wichtigen Angelegenheiten in Eigentümerversammlungen. In diesen Eigentümerversammlungen werden Beschlüsse gefasst. Beschlüsse werden bestandskräftig und sind auch für bei Eigentümergemeinschaften abwesende Eigentümer bindend, wenn sie nicht binnen eines Monats nach der Versammlung gerichtlich angefochten werden.

Nach § 24 Abs. 6 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz ist über die in einer Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift (Protokoll) zu erstellen ist. In dem Protokoll werden Inhalt und Zustande- bzw. Nichtzustandekommen der verschiedenen Beschlüsse dokumentiert.

Wer muss das Protokoll erstellen?

Es ist nicht gesetzlich geregelt, wer für die Erstellung des Protokolls verantwortlich ist. In der Praxis ist jedoch meist der Verwalter vertraglich im Verwaltervertrag hierzu verpflichtet worden. Zu Beginn der Versammlung kann jedoch auch durch Beschluss ein Eigentümer oder Dritter mit der Erstellung des Protokolls beauftragt werden. Dies ist häufig der Fall, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter belastet ist.

Was muss im Protokoll stehen?

Es kann entweder ein Ablauf- oder ein Beschlussprotokoll erstellt werden. Bei einem Ablaufprotokoll werden ausführlich sämtliche Diskussionen wiedergegeben. In der Regel wird jedoch lediglich ein Beschlussprotokoll erstellt. Hier werden lediglich die Beschlussanträge und die entsprechenden Abstimmungsergebnisse protokolliert. Ein ordnungsgemäßes Protokoll muss zwingend den Versammlungsort sowie Uhrzeit von Beginn und Ende der Versammlung enthalten. Es müssen sämtliche bei der Versammlung erschienenen Personen (einschließlich Benennung des Beirats, Verwalters und Protokollführers) benannt werden. Als Nachweis für die Beschlussfähigkeit ist die Anzahl der insgesamt vertretenen Stimmen zu protokollieren.

Wer muss das Protokoll unterzeichnen?

Das Versammlungsprotokoll ist gemäß § 24 Abs. 6 WEG von dem Versammlungsleiter (in der Regel Hausverwalter) und einem weiteren Wohnungseigentümer zu unterschreiben. Falls in der Eigentümergemeinschaft ein Verwaltungsbeirat besteht, ist das Protokoll auch von dessen Vorsitzenden oder einem Stellvertreter sowie einem Eigentümer zu unterschreiben. Bei Bestehen eines Beirats sind daher drei Unterschriften erforderlich. Voraussetzung ist ferner, dass die Mitglieder des Beirats an der Sitzung teilgenommen haben.

Bis wann muss das Protokoll vorliegen?

Eine gesetzliche Frist hierfür gibt es nicht. Das Protokoll muss jedoch so rechtzeitig erstellt werden, dass die Eigentümer eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist das Protokoll zur Kenntnis nehmen können (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayOLG, Beschluss vom 11.04.1990, Az.: 2 Z 35/90). Erstellt der Verwalter das Protokoll nicht rechtzeitig, ist er eventuell wegen nicht ordnungsgemäßer Verwaltung schadensersatzpflichtig.

Die Eigentümer haben jedoch nach § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG lediglich ein Einsichtsrecht in das Protokoll. In den meisten Verwalterverträgen wird jedoch vereinbart, dass der Verwalter das Protokoll den Eigentümern zusenden muss.

Was ist die Rechtsfolge eines mangelhaften Protokolls?

Für die Wirksamkeit des Beschlusses ist es von entscheidender Bedeutung, ob das Protokoll formell ordnungsgemäß erstellt wurde. Der Beschluss kann binnen  Monatsfrist angefochten werden, wenn eine zwingend erforderliche Unterschrift nicht vorliegt (vgl OLG München, Beschluss vom 07.08.2007; Az. 34 Wx 3/05). Wenn in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung weitere Formerfordernisse festgelegt  und gegen diese verstoßen wurde, kann ebenfalls der Beschluss angefochten werden. Zwingend zu berücksichtigen jedoch auch hierbei die Monatsfrist. Nach einem Monat wird jeder Beschluss bestandskräftig, unabhängig davon ob das Protokoll Mängel enthält oder nicht.