In der Regel führt jeder gewissenhafte Arbeitgeber hinsichtlich jedes einzelnen Arbeitnehmers eine Personalakte. Der Arbeitnehmer ist naturgemäß daran interessiert, dass keine für ihn nachteiligen oder ungünstigen Tatsachen in der Personalakte enthalten sind.
Nach der Definition des BAG ist eine Personalakte „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, wobei es auf eine äußere Zuordnung nicht ankommt.“
Diese Definition des BAG bestimmt daher darüber, was in die Personalakte gehört und was eben nicht. Maßgeblich ist also nicht, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet. Es kommt auch nicht auf die äußere Form an.
Dies bedeutet, dass Personalakten selbstverständlich auch elektronisch geführt werden können. Der Arbeitgeber muss im Falle der Führung von elektronischen Personalakten lediglich im Verhältnis zur Papierakte weitergehende Beschränkungen beachten. Er muss zum Beispiel den Arbeitnehmer darüber unterrichten, dass seine Personalakte elektronisch geführt wird. Ferner muss er besondere Vorkehrungen für den Schutz der Daten treffen.
Soweit der Arbeitgeber beabsichtigt, von der Personalakte in Papierform auf die elektronische Personalakte umzustellen, so unterliegt dies nach weit überwiegender Auffassung der Mitbestimmung des Betriebsrats.
1. Was darf/muss der Arbeitgeber demnach in die Personalakte legen?
Diese Frage beurteilt sich nach dem Zweck der Personalaktenführung. Sie soll möglichst detailliert und lückenlos die dienstliche Laufbahn des Arbeitnehmers dokumentieren. Der Arbeitgeber soll und kann daher alle Unterlagen in die Personalakte geben, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen und an deren Hereingabe der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat.
Folgende Unterlagen gehören regelmäßig in die Personalakte:
Regelmäßig nicht in die Personalakte gehören folgende Unterlagen:
2. Ist die Personalakte vertraulich?
Der Arbeitnehmer besitzt erhebliche Persönlichkeitsrechte. Der Arbeitgeber muss daher dafür Sorge tragen, dass kein Dritter Zugriff auf die Personalakten erlangt. Dies gilt im Übrigen auch für die Kollegen. Der Personenkreis der Zugriffsberechtigten muss so gering wie möglich gehalten werden.
Besonders empfindliche und sensible Daten wie etwa Angaben zur Gesundheit müssen vor Einblick gesichert sein. Der Arbeitgeber muss solche Unterlagen daher gesondert von der formellen Akte in einem geschlossenen Umschlag verwahren. Sie dürfen der Sachbearbeitung bei der regelmäßigen Kontrolle der Personalakte nicht ohne konkreten Anlass ins Auge fallen.
Vorstehende Ausführungen gelten im Übrigen auch für den Betriebsrat. Auch der Betriebsrat hat nicht das Recht, die Aushändigung oder Vorlage der Personalakten zu verlangen. Den Behörden gegenüber muss der Arbeitgeber lediglich nach den gesetzlichen Vorschriften Auskunft erteilen.
3. Macht der Arbeitgeber sich schadenersatzpflichtig, wenn er Unbefugten Einsicht in die Personalakte gewährt?
In Einzelfällen kann ein Schadenersatzanspruch vorliegen. Dieser besteht sodann in einem Schmerzensgeldanspruch wegen Verletzung des Persönlichkeitsrechts. Dies setzt jedoch voraus, dass die Offenlegung zu einem materiellen Schaden oder nachteiligen Auswirkungen bei dem Arbeitnehmer geführt haben.
4. Hat der Arbeitnehmer ein Einsichtsrecht in die Personalakte?
Der Arbeitnehmer ist berechtigt, jederzeit und ohne besonderen Anlass Akteneinsicht in die Personalakte zu verlangen. Verlangt der Arbeitnehmer Einsicht, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm die Personalakte vollständig vorzulegen. Der Arbeitgeber darf die Personalakte vorher nicht bearbeiten, das heißt keine Schriftstücke entfernen.
Der Arbeitnehmer ist auch berechtigt, sich Notizen zu der Personalakte zu machen oder ganze Abschriften zu fertigen. Auch Fotokopien oder Lichtbilder darf er machen. Der Arbeitnehmer ist auch berechtigt, ein Mitglied des Betriebsrats oder bei Vorliegen einer Behinderung eines Mitglieds der Schwerbehindertenvertretung bei der Einsichtnahme hinzuzuziehen.
Es besteht auch das Recht des Arbeitnehmers, die Einsichtnahme durch einen Bevollmächtigten durchführen zu lassen. Lediglich wenn dies aus betrieblichen Gründen geboten ist, darf der Arbeitgeber die Einsicht durch einen Bevollmächtigten zurückweisen. Der Arbeitnehmer darf die Personalakte während der Arbeitszeit einsehen. Das Einsichtnahmerecht besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter fort.
5. Hat der Arbeitnehmer das Recht zur Beifügung von eigenen Erklärungen?
Der Arbeitnehmer darf gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG Erklärungen hinzufügen. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass ein möglichst objektives Bild entsteht. Er darf daher Gegendarstellungen in die Personalakte verbringen. Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer das Recht, die Berichtigung falscher Daten zu verlangen. Dieses Recht bezieht sich auch auf die Entfernung zu Unrecht aufgenommener Unterlagen.
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