Schriftformerfordernis im Arbeitsvertrag seit der Gesetzesänderung zum 01.10.2016

Die Gesetzesänderung zum 01. Oktober 2016 hat wesentliche Auswirkungen auf die Formvorschriften bei Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen mit sich gebracht. In diesem Artikel wird detailliert erläutert, wie sich diese Änderungen auswirken, welche Vorschriften seither gelten und welche Risiken mit der Nichteinhaltung der Schriftform verbunden sind.

Hintergrund der Gesetzesänderung

Mit der Reform des Nachweisgesetzes (NachwG) und weiteren arbeitsrechtlichen Bestimmungen wurde die Bedeutung der Schriftform im Arbeitsrecht gestärkt. Ziel der Gesetzesänderung war es, die Transparenz und Rechtssicherheit sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zu erhöhen.

Bis zur Gesetzesänderung waren Arbeitsverträge und Änderungen oft auch durch mündliche Vereinbarungen gültig, was in der Praxis zu Streitigkeiten und Rechtsunsicherheit führte. Die neue Regelung ab Oktober 2016 legt ein besonderes Augenmerk auf die Formvorschriften, insbesondere bei befristeten Verträgen.

Schriftformerfordernis nach dem Nachweisgesetz

1. Was regelt das Nachweisgesetz?

Das NachwG verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

2. Was sind wesentliche Vertragsbedingungen?

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Beginn und bei Befristung: Ende des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Einsatzorte
• Beschreibung der Tätigkeit
• Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts (inkl. Zuschläge, Boni, Prämien)
• Arbeitszeit und Pausenregelung
• Urlaubsanspruch
• Kündigungsfristen
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen

3. Fristen für die schriftliche Fixierung

Der Arbeitsvertrag oder ein entsprechender Nachweis über die Arbeitsbedingungen muss spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Diese Frist ist gesetzlich verbindlich.

4. Konsequenzen bei Verstoß

Verstöße gegen die Nachweispflicht führen nicht zur Ungültigkeit des Arbeitsverhältnisses, können jedoch Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers begründen und ein Bußgeld nach sich ziehen.

Besondere Bedeutung der Schriftform bei befristeten Arbeitsverträgen

Eine wesentliche Neuerung der Gesetzesänderung 2016 betrifft die Befristung von Arbeitsverträgen:

1. Schriftform als Wirksamkeitsvoraussetzung

• Nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) muss eine Befristung vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart werden.
• Ein Verstoß führt dazu, dass das Arbeitsverhältnis als unbefristet gilt.

2. Begründung der Befristung

Im Vertrag muss angegeben werden, ob die Befristung sachgrundlos (maximal zwei Jahre) oder mit einem Sachgrund erfolgt (z. B. Vertretung oder Projektarbeit).

3. Vertragsänderungen während der Befristung

Änderungen eines befristeten Arbeitsvertrags, die nicht schriftlich erfolgen, können ebenfalls zur Unwirksamkeit der Befristung führen.

Elektronische Form und Schriftformerfordernis

Ein weiterer Schwerpunkt der Gesetzesänderung war die Klarstellung, dass eine elektronische Form den Anforderungen an die Schriftform nicht genügt.

1. Ausschluss der elektronischen Form

• Nach § 126 BGB setzt die Schriftform eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur voraus.
• Eine einfache elektronische Kommunikation, wie etwa per E-Mail oder digital ausgefüllte Dokumente, erfüllt diese Anforderungen nicht.

2. Ausnahmen vom Schriftformerfordernis

Für einfache Arbeitsverträge (nicht befristet und ohne besondere Klauseln) ist weiterhin keine Schriftform erforderlich. Jedoch bleibt der Arbeitgeber zur schriftlichen Dokumentation der wesentlichen Bedingungen verpflichtet.

3. Praktische Bedeutung

Die Regelung führt dazu, dass digitale Arbeitsverträge oder Änderungsvereinbarungen, die nicht durch eine qualifizierte elektronische Signatur ergänzt werden, rechtlich unwirksam sein können.

Schriftform bei Änderungen des Arbeitsvertrags

Auch bei Änderungen eines bestehenden Arbeitsvertrags spielt die Schriftform seit der Gesetzesänderung eine zentrale Rolle.

1. Einseitige Änderungen durch den Arbeitgeber

• Änderungen der Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, Vergütung oder Einsatzort, müssen schriftlich vereinbart werden.
• Einseitige Änderungen, die nicht durch eine einvernehmliche Vertragsänderung gedeckt sind, können unwirksam sein.

2. Nachträgliche Befristung oder Vertragsverlängerung

• Jede Änderung, die eine Befristung einführt oder verlängert, erfordert zwingend die Schriftform.
• Eine mündliche Verlängerung oder Änderung führt dazu, dass das Arbeitsverhältnis als unbefristet gilt.

3. Änderungskündigung

Im Falle einer Änderungskündigung, bei der der Arbeitgeber neue Vertragsbedingungen anbietet, muss das Änderungsangebot schriftlich vorliegen.

Risiken bei Verstößen gegen das Schriftformerfordernis

1. Unwirksame Befristungen

Ein befristeter Vertrag ohne Einhaltung der Schriftform wird rechtlich als unbefristeter Vertrag behandelt. Dies hat weitreichende Konsequenzen, etwa bei Kündigungsfristen oder der Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis zu beenden.

2. Rechtsunsicherheit

Fehlende schriftliche Dokumentation kann zu Streitigkeiten über die genauen Vertragsinhalte führen. Dies betrifft insbesondere Gehalt, Arbeitszeit und Urlaubsansprüche.

3. Bußgelder und Schadensersatzansprüche

Arbeitgeber, die ihre Nachweispflicht nicht erfüllen, können mit Bußgeldern belegt werden. Zudem kann der Arbeitnehmer Schadensersatz geltend machen, wenn ihm durch den Verstoß ein Nachteil entsteht.

Gilt die Gesetzesänderung auch für „Alt-Arbeitsverträge“ die vor dem 01.10.2016 abgeschlossen wurden?

Für alle Arbeitsverträge, die vor dem 01.10.2016 abgeschlossen worden sind, haben diese entsprechenden gesetzlichen Neuregelungen keine Auswirkungen.

Die zuvor vereinbarten Schriftformerfordernisse in Ausschlussklauseln etc. bleiben daher wirksam.

Vorsicht bei Änderungen des Arbeitsvertrages

Problematisch ist jedoch, ob dies auch für Alt-Arbeitsverträge gilt, die z.B. in anderen Klauseln nach dem 01.10.2016 abgeändert wurden, z.B. das Tätigkeitsfeld neugeregelt, die „Jobbezeichnung“, der Lohn angepasst wurde etc.

Hier hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom 18.11.2009 entschieden, dass auch geringfügige Änderungen einen „Altvertrag“ in der Regel zu einem Neuvertrag machen würden, mit dem Ergebnis, dass somit auch die neue Gesetzesänderungen auf die Ausschlussfristen geltend würden, unabhängig davon, ob diese abgeändert wurden oder nicht, vgl. BAG, 4 AZR 514/08.

Rechtsfolgen für Arbeitsverträge, welche nach dem 01.10.2016 geschlossen wurden?

Sofern in diesen Verträgen noch die oben verwendete Ausschlussklausel mit einem entsprechenden Schriftformerfordernis aufgeführt ist, ist diese Klausel nach dem 01.10.2016 unwirksam.

Denn nach der Gesetzesänderung reicht es aus – wie oben bereits dargestellt – dass auch gegenüber dem Arbeitgeber zur Fristwahrung eine mündliche Anzeige seiner noch bestehenden Ansprüche ausreichend wäre. Erfahrungsgemäß sollte jedoch lieber die email bzw. das Fax aus Beweisgründen bevorzugt werden.

Weiterhin wirksam sind jedoch folgende Klauseln:

• 3 Monatsfrist bzgl. Klageverfahren – Sofern die Ausschlussklausel weiter vorsieht, dass der Anspruch bei Nichterfüllung trotz Geltendmachung innerhalb von weiteren 3 Monaten einzuklagen ist, bleibt diese Klausel wirksam, da die Regelung jedenfalls den arbeitsrechtlichen Besonderheiten im Sinne des § 9, 10 Abs. 4 S. 2 BGB entspricht.
• Schriftliche Kündigung – Ein vertraglich vereinbartes Schriftformerfordernis für Kündigungen bleibt wirksam. Dies vor dem Hintergrund, dass sich das Schriftformerfordernis  gesetzlich aus § 623 BGB ergibt, so dass diese Klausel bezüglich Kündigungen wirksam bleibt.
• Auch die Klausel im Arbeitsvertrag für Erklärungen des Arbeitgebers, „die schriftliche Zustimmung zu einer Nebentätigkeit zu erklären“, bleibt ebenfalls wirksam.
• Abschließend bleiben auch tarifvertragliche Ausschlussfristen unverändert wirksam.

Was gilt für Aufhebungs- und Abwicklungsvereinbarungen?

In derartigen Verträgen wird häufig auch eine sogenannte „Sprinterklausel“ verwandt, nach der der Arbeitnehmer einseitig durch (in der Regel schriftliche) Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis vorzeitig beenden kann und dadurch für die Restlaufzeit eingesparte Vergütung voll oder anteilig ausbezahlt bekommt.

Eine derartige Klausel verstößt zum jetzigen rechtlichen Grundverständnis nicht gegen das Schriftformerfordernis, da die Ausübung dieses Sonderlösungsrechtes wie eine Kündigung wirkt.

Fazit

Im Ergebnis sollten daher Arbeitgeber bzw. Unternehmer ihre Standardarbeitsverträge entsprechend anpassen, um nicht Gefahr zu laufen, dass insbesondere die Ausschlussklauseln in ihren bisher verwandten Verträgen unwirksam sind. Dies kann natürlich zu erheblichen wirtschaftlichen Einbußen bzw. Konsequenzen führen, da nämlich sodann Arbeitnehmer Ansprüche innerhalb der Regelverjährung von 3 Jahren noch geltend machen können.

Da die ganze Angelegenheit recht komplex und umfangreich ist, stehen wir Ihnen gerne jederzeit bei rechtlichen Fragen zur Verfügung. Wir raten im Ergebnis dringend an, sich dieser gesetzlichen Neuerung anzunehmen. Gerne sind wir Ihnen hierbei behilflich.