Wann sind Rückzahlungsklauseln wirksam? Was darf der Arbeitgeber verlangen?

Muss der Arbeitnehmer Fortbildungskosten zurückzahlen?

Sogenannte Rückzahlungsklauseln vereinbaren die Arbeitsvertragsparteien überwiegend für Gratifikationen (Einmalzahlungen), für Urlaubsentgelt, für Umzugskosten sowie ganz häufig für durch den Arbeitgeber finanzierte Aus-, Fort- oder Weiterbildungskosten.

1. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten?

Das Berufsausbildungsgesetz BBiG gilt nur für die sogenannte Erstausbildung und findet daher auf die klassischen Rückzahlungsklauseln keine Anwendung. Rückzahlungsklauseln bedürfen daher einer gesonderten Vereinbarung. Solche Vereinbarungen können in einem Tarifvertrag, einem Einzelarbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung enthalten sein.

2. Welche Möglichkeiten arbeitsvertraglicher Vereinbarungen gibt es?

Die Arbeitsvertragsparteien können zunächst einen auf die Dauer der Fortbildung geschlossenen Arbeitsvertrag mit oder ohne Option auf Weiterbeschäftigung in der Zukunft schließen. Dies wird häufig zum Beispiel bei Fachärzten vereinbart.

Ferner können die Parteien eine langfristige Fortbildung auf Grundlage des bestehenden Arbeitsverhältnisses vereinbaren. Dabei werden Regelungen hinsichtlich der Freistellung des Arbeitnehmers für die Dauer der Fortbildungsmaßnahme zu vereinbaren sein.

Häufig wird die Vereinbarung der Fortbildung auch mit einer Zusage des beruflichen Aufstiegs nach erfolgreicher Qualifizierung (z. B. Meisterposition oder Ingenieur etc.) verbunden.

3. Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber übernimmt regelmäßig die gesamten Kosten der Fortbildung. Dies umfasst die betrieblichen Lehr- und Lernmittel, die Kosten der Schulungsmaßnahme selbst sowie Reise- und Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Die während der Fortbildung ausfallende Arbeitszeit wird dennoch seitens des Arbeitgebers vergütet.

In Ausnahmefällen, z. B. bei der Wahrnehmung einer längeren außerbetrieblichen Fortbildung, können die Arbeitsvertragsparteien vereinbaren, dass unbezahlter Urlaub genommen wird.

4. Welche Pflichten treffen den Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer hat die Pflicht, sich zu bemühen, das Ziel der Fortbildung zu erreichen. Dies bedeutet, er muss Veranstaltungen besuchen und den Unterrichtsstoff erarbeiten.

5. Wie endet der Fortbildungsvertrag?

Der Fortbildungsvertrag endet im Falle einer Befristung durch Zeitablauf oder Zweckerreichung. Der Zweck ist erreicht, wenn die Fortbildungsmaßnahme erfolgreich abgeschlossen ist.

6. Ist eine Kündigung während der Fortbildungsmaßnahme möglich?

Die ordentliche Kündigung des Fortbildungsvertrages während der Ausbildung ist regelmäßig ausgeschlossen. Eine außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber aus wichtigem Grund ist bei schuldhafter Pflichtverletzung des Arbeitnehmers möglich. Der Arbeitnehmer verletzt seine Pflichten schuldhaft, wenn er zum Beispiel bei objektiver Betrachtung das Fortbildungsziel nicht mehr erreichen wird.

7. Welche Rechtsfolgen hat die Beendigung des Fortbildungsvertrages?

Durch Beendigung der Fortbildungsmaßnahme tritt der fortlaufend weiter bestehende und lediglich für die Fortbildungsmaßnahme modifizierte Arbeitsvertrag wieder in ursprünglich vollem Umfang in Kraft.

8. Worauf ist bei der Formulierung von Rückzahlungsklauseln zu achten?

Einzelvertragliche Rückzahlungsklauseln sind regelmäßig Allgemeine Geschäftsbedingungen und unterliegen daher der vollen Inhaltskontrolle. Die Rückzahlungsklauseln dürfen für den Arbeitnehmer nicht überraschend oder mehrdeutig sein.

Überraschend sind solche Klauseln zum Beispiel, wenn sie unter anderer Überschrift an versteckter Stelle im Arbeitsvertrag untergebracht sind. Grundsätzlich gilt: Rückzahlungsklauseln sind dann wirksam vereinbart, wenn die Bildungsmaßnahme für den Arbeitnehmer von geldwertem Vorteil ist und der Vorteil mit der Bindung an den Arbeitgeber in angemessenem Verhältnis steht.

9. Wann ist von einem geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer auszugehen?

Der Arbeitnehmer hat dann einen geldwerten Vorteil, wenn sich durch die Weiterbildungsmaßnahme innerbetriebliche oder außerbetriebliche Aufstiegsmöglichkeiten für ihn ergeben. Auch erhöhte Chancen am allgemeinen Arbeitsmarkt durch die Weiterbildungsmaßnahme stellen einen geldwerten Vorteil dar. Kein geldwerter Vorteil ist anzunehmen, wenn die Fortbildungsmaßnahme lediglich bereits bestehende Kenntnisse vertiefen oder auffrischen soll.

10. Wann ist die Bindungsdauer angemessen?

Ob die vereinbarte Bindungsdauer angemessen ist, beurteilt sich nach mehreren Kriterien. Entscheidend ist die Dauer der Fortbildungsmaßnahme, die durch die Fortbildung für den Arbeitnehmer entstandenen Kosten, die Häufigkeiten der Freistellung sowie der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer.

Eine Höchstfrist von 5 Jahren ergibt sich aus § 624 BGB. Die Vereinbarung dieser Höchstfrist ist jedoch nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt.

11. Welche Faustformel gilt für die Bindungsdauer?

Das Bundesarbeitsgericht hat für Fälle, in denen der Arbeitnehmer für die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen freigestellt wird, eine Faustformel entwickelt.

• Fortbildung bis zu einem Monat: Bindung bis zu 6 Monaten
• Fortbildung von bis zu zwei Monaten: Bindung bis zu 12 Monaten
• Fortbildung von drei bis vier Monaten: Bindung bis 24 Monate
• Fortbildung von sechs Monaten bis ein Jahr: Bindung nicht länger als 3 Jahre
• Fortbildung von mehr als zwei Jahren: Bindung bis 5 Jahre

12. Welche Rechtsfolgen hat eine zu lange Bindungsdauer?

Eine geltungserhaltende Reduktion findet nicht statt. Dies bedeutet, dass bei Vereinbarung einer zu langen Frist nicht etwa eine angemessene Frist als vereinbart gilt. Vielmehr ist die gesamte Rückzahlungsklausel unwirksam.

In wenigen Ausnahmefällen ist eine ergänzende Vertragsauslegung jedoch möglich, wenn die Festlegung einer Höchstdauer für den Arbeitgeber objektiv schwierig war.

13. In welcher Höhe muss der Arbeitnehmer Rückzahlungen leisten?

Die Höhe der Rückzahlung muss nach den Vereinbarungen eindeutig bestimmbar sein. Auch hier gilt jedoch die Angemessenheitskontrolle. Ferner darf der Arbeitgeber durch die Rückzahlung keinen finanziellen Vorteil erzielen. Der Arbeitgeber ist an einen vereinbarten Höchstbetrag auch dann gebunden, wenn die tatsächlich angefallenen Kosten höher ausfallen.

14. Wann entsteht der Anspruch auf Rückzahlung?

Der Anspruch auf Rückzahlung entsteht regelmäßig mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Da oft zwischen den Parteien tariflich oder arbeitsvertraglich Ausschlussfristen vereinbart werden, ist hier für den Arbeitgeber Vorsicht geboten. Er sollte daher den Anspruch auf Rückzahlung unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend machen.